Rijkswaterstaat

Het eerste resultaat waren de netwerkvisualisaties van de instandhoudingsketen van de regio’s Midden-Nederland en West-Nederland Noord. De visualisaties toonden de complexiteit van de Instandhoudingsketen aan, maar gaven door die complexiteit weinig houvast voor eenvoudige keten-brede verbeteringen.

We moesten we dieper inzoomen om de knelpunten in de keten helder te krijgen. We zijn daarom op teamniveau in gesprek gegaan om steeds een deel van de keten aan te pakken. Met hen bespraken we welke gedeelde opgave zij binnen dat deel van de keten keten hebben, hoe zij elkaar en andere delen van de keten nodig hebben en hoe de huidige verbindingen hun opgave wel of niet goed ondersteunen.

Zo konden we per team heel gericht kleine interventies ontwerpen die bij elkaar een grote impact hadden op de samenwerking in de keten. Een van deze oplossingen op dit niveau was het anders inrichten van een overleg tussen twee teams. Door twéé afgevaardigden van de teams uit te nodigen in plaats van één, werken we hier aan een meer Besmettelijke structuur, waardoor in de programmering van onderhoudswerk meer rekening gehouden kan worden met de specifieke kenmerken en het belang van verschillende projecten.

Fase 1  Met wie werken we in de keten?

Om de netwerkanalyse goed uit te voeren moest eerst de scope van de keten bepaald worden. We moesten immers weten wie we van Rijkswaterstaat moesten uitnodigen om deel te nemen aan de analyse. Omdat het binnen Rijkswaterstaat nog niet duidelijk was wie er tot de keten behoorden, werkten we met de snowball-methode. In een eerste ronde konden de collega’s van wie zeker was dat ze in de keten zaten hun relaties opgeven in de Pii Web-App. Mensen die genoemd werden door hun collega’s, maar níet waren uitgenodigd in de eerste ronde, kregen de mogelijkheid om in een tweede ronde hun relaties op te geven.

Zo gebruikten we het netwerk van de instandhoudingsketen om te bepalen wie er allemaal onderdeel waren van de keten.

Fase 3  Samenwerkingsbehoefte in beeld

We hebben daarom groepen gevormd met vertegenwoordigers uit afgebakende stukjes van de instandhoudingsketen die een gezamenlijk doel hadden. Met die groepjes (vaak teams) doken we het netwerk in om grip te krijgen op samenwerking.

We identificeerden eerst alle ketenonderdelen die betrokken waren bij hun gemeenschappelijke opgave. Voor al die ketenonderdelen bepaalden we welke wijze ze elkaar nodig hadden om gezamenlijk tot een resultaat te komen. We maakten gebruik van drie type  samenwerkingsstructuren om de afhankelijkheid tussen ketenonderdelen te beschrijven:

• Een A-structuur van intensieve samenwerking waar een groep vanuit één perspectief handelt en zo snel tot gezamenlijke besluiten kan komen.
• Een B-structuur van integrale samenwerking waar twee groepen veel onderlinge relaties onderhouden zodat zij precies weten hoe de ander naar de omgeving kijkt.
• Een C-structuur van informatie-uitwisseling waar twee groepen verbonden zijn door één enkele relatie zodat ze elkaar op de hoogte kunnen houden.

We wisten nu voor elk ketenonderdeel in een afgebakend stuk van de keten via welke netwerkstructuren ze idealiter verbonden waren met elk ander ketenonderdeel (uit dat stuk van de keten).