In 2018 heeft de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO) de Agenda2022 vastgesteld. Hierin heeft de RVO zich als doel gesteld om zich te ontwikkelen naar een talentgerichte, opgavegerichte organisatie. De RVO is ontstaan na een fusie van veel en diverse organisaties. Agenda2022 was bedacht om één organisatie te worden die in staat is om projecten en opgaven op een integrale wijze uit te voeren.
Pii heeft geholpen bij de implementatie van Agenda2022. Samen hebben we gekozen voor een ‘besmettelijke’ aanpak, waar we stapsgewijs steeds meer mensen kennis lieten maken met nieuwe manieren van werken. Met een groep geïnteresseerde experts werkten we samen vanuit ons ‘inloop’ platform om integrale werkwijzen te ontwerpen en elkaar te ondersteunen. Onder het resultaat beschrijven we de 4 fases van deze beweging.
Fase 1 Een structurele uitvalsbasis
Geen enkele beweging kan zonder een hechte kern. Daarom zijn we zijn gestart met het opzetten van een uitvalsbasis voor geïnteresseerde experts. Voor ons werd dit een inloop; een herkenbaar platform waar we samen aan onze beweging konden werken. Deze inloop is nog steeds elke dinsdag van 9 tot 11 uur. Aanwezigheid was niet verplicht en iedereen die wilde aansluiten was vrij om dat te doen. De groep bestond uit collega’s uit alle hoeken van de organisatie die wisselend aanwezig waren, afhankelijk of ze een opgave of een ervaring hadden om te delen. Door een plek te hebben waar deze mensen structureel samen kwamen (en nog steeds komen) bouwden we aan een hechte groep die in staat was om met elkaar te veranderen.
Zo konden we al snel aan het werk om nieuwe werkwijzen te ontwerpen, én hadden we ook al de groep mensen die elkaar later ook konden steunen in het uitdragen van de beweging!
Fase 2 Een herkenbare beweging
De eerste sessies richtten zich op tastbaar maken van de lijvige visie. Dit hebben we gedaan aan de hand van de ‘normenboom’-methode van Pii. Deze methode heeft als doel abstracte ambities te vertalen naar herkenbare interacties. Dit doen we omdat mensen niet in beweging komen als ze niet duidelijk kunnen zien welk gedrag er bij de nieuwe manieren van werken past.
De belangrijkste gedragingen waren ‘elkaar uit laten praten’ en ‘reageren met open vragen’. In de sessies gingen we vervolgens met elkaar het afgesproken gedrag oefenen in interacties. Wat doen we en hoe reageren we op elkaar als we het gedrag wel of juist niet laten zien?
Zo hadden we al snel de eerste plek waar nieuwe manieren van werken heel normaal werden. Dit was het begin van de beweging om Agenda2022 te implementeren!
Fase 3 Het uitdragen van de visie
In deze fase richtten de bewegers zich op hun deelname aan cruciale platformen in de organisatie. Hier konden zij met elkaar werkwijzen en besluitvorming beïnvloeden. Dit deden ze altijd met minsten twee bewegers per platform. Zo konden ze gezamenlijk de nieuwe interacties laten zien en elkaar sociale steun bieden. Daarmee werd de visie ook concreet gemaakt buiten ons initiële inloop platform. In deze fase liep de wekelijkse inloop gewoon door. Hier konden we ervaringen uitwisselen, bijsturen en meer mensen betrekken.
De bewegers begonnen te merken dat interacties op de cruciale platformen veranderden. Er werd constructiever gediscussieerd en tegenstrijdige belangen verdwenen of werden minder belangrijk. Hierdoor ontstond de ruimte om tot meer integrale en opgavegerichte planvorming te komen.
De directie had op dat moment de beweging gelegitimeerd door de bewegers bewust uit te nodigen advies te geven over projecten.
Fase 4 Vasthouden en reproduceren
Het belangrijkste was nu om de beweging te blijven faciliteren. De inloop vormde zich zo om tot een groep ‘adviseurs’ met uiteenlopende expertises waar afdelingen en projectteams konden aankloppen voor begeleiding. Een vraag uit de organisatie leidt over het algemeen tot een intake tijdens de inloop waar gezamenlijk aan een oplossing wordt gewerkt.
De inloop is nu – 3 jaar later – nog steeds de plek waar experts samenkomen om integrale vraagstukken op te pakken.
